POLICY IN MATERIA DI WHISTLEBLOWING
SEGNALAZIONE DI ILLECITI
La Fondazione, nel perseguimento del proprio scopo istituzionale di utilità sociale e promozione dello sviluppo socio-economico del territorio di riferimento, agisce con criteri di buon governo, trasparenza, chiarezza procedurale ed etica dei comportamenti.
Nell’ottica sopra richiamata, la Fondazione ha adottato, e più volte aggiornato, ed efficacemente attuato un Modello di organizzazione gestione e controllo ai sensi del D. Lgs. 8 giugno 2001 n. 231 (il Modello) e un Codice Etico quali documenti attraverso i quali intende esprimere i principi valoriali e le regole organizzative che devono orientare la propria missione.
In questo ambito, la Fondazione ha emanato la presente policy, che disciplina la possibilità di segnalare condotte illecite o violazioni del Modello e del Codice Etico nel rispetto delle previsioni legislative vigenti.
La possibilità di segnalazione rappresenta uno strumento di seria collaborazione tra la Fondazione e i suoi dipendenti e/o interlocutori; pertanto, va utilizzato con correttezza e nei limiti di legge, ivi compresa la tutela riservata ai segnalanti.
La L. 30 novembre 2017 n. 179, entrata in vigore il 29 dicembre 2017, recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato” mira a incentivare la collaborazione dei lavoratori per favorire l’emersione di illeciti all’interno degli enti.
Questa norma prevede che possano essere segnalate – tramite canale informatico riservato – condotte illecite circostanziate o violazioni del Modello di organizzazione gestione e controllo di cui dipendenti o soggetti esterni che collaborano con la Fondazione siano venuti a conoscenza nello svolgimento della propria attività.
La norma sancisce altresì il divieto di atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione, nonché la previsione di sanzioni nei confronti di chi violi le misure di tutela del segnalante, nonché di chi effettui con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelino infondate.
Nella redazione della presente policy sono state tenute in considerazione le best practice e le principali linee guida in materia di trasparenza e normativa whistleblowing, anche internazionali.
La presente policy è indirizzata a tutti coloro che hanno facoltà di inviare una segnalazione, ovvero:
Per “condotte illecite” si intende la commissione (o il tentativo di commissione) di un reato per il quale può essere applicata la responsabilità degli enti ai sensi del D. Lgs. 8 giugno 2001 n. 231.
Per irregolarità si intende qualsiasi comportamento avvenuto nell’ambito lavorativo contrario alle regole interne all’organizzazione e che, anche solo potenzialmente, potrebbe avere un impatto negativo sulla Fondazione.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono essere considerate condotte illecite o irregolarità:
Ai destinatari della presente policy è quindi richiesto di segnalare eventuali comportamenti illeciti, anche solo tentati o che si abbia fondato motivo di ritenere che siano stati realizzati.
Non saranno prese in considerazione come oggetto di analisi e approfondimento le mere “voci di corridoio”, i “sentito dire” nonché lamentele, rivendicazioni/istanze di carattere personale.
Le segnalazioni devono essere circostanziate, complete di tutti gli elementi utili alla ricostruzione e all’accertamento del fatto segnalato.
A tal fine, occorrerà seguire le istruzioni contenute al link Modello 231 segnalazioni.
La segnalazione dovrà contenere:
La segnalazione prevede altresì la necessità da parte del segnalante di dichiarare:
La piattaforma di segnalazione – c.d. Whistleblowing – (di seguito la piattaforma) adottata dalla Fondazione permette appunto la segnalazione a un soggetto, espressamente indicato, che garantirà la tutela della riservatezza del segnalante e del segnalato ed effettuerà le dovute verifiche e approfondimenti.
La piattaforma è accessibile sul sito internet della Fondazione al link Modello 231 segnalazioni.
La piattaforma di segnalazione adottata, residente sul server di un soggetto terzo, prevede una registrazione riservata e un percorso guidato per il segnalante che consentirà allo stesso di inserire le informazioni necessarie riassunte al paragrafo 5 della presente policy.
Il segnalante dovrà compilare una serie di domande che permetteranno al destinatario della segnalazione di approfondire l’oggetto della stessa anche senza creare un contatto diretto con il segnalante.
È possibile inviare segnalazioni anonime, tuttavia queste saranno trattate solo con le informazioni in possesso del destinatario della segnalazione e con le relative cautele.
Al termine della procedura di segnalazione, la piattaforma fornirà al segnalante un codice che permetterà allo stesso di accedere al sistema per verificare lo stato di avanzamento della segnalazione, oppure per integrarla con ulteriori elementi fattuali o altra documentazione nonché di avere un contatto diretto con il destinatario della segnalazione.
Il soggetto che riceve la segnalazione è l’Organismo di Vigilanza nominato ai sensi del D. Lgs. 8 giugno 2001 n. 231, organo collegiale composto dall’avv. Alberto Capitani, dall’avv. Silvia Renzetti e dal dott. Federico Benni.
L’Organismo di Vigilanza dispone di poteri ispettivi, può accedere alla documentazione utile per il caso e ha il potere di chiedere la collaborazione delle funzioni interne della Fondazione che ritenga più qualificate al fine di svolgere le necessarie verifiche.
Non verranno comunicati gli eventuali provvedimenti disciplinari nei confronti del segnalato.
Ricevuta la segnalazione, l’Organismo di Vigilanza – dopo aver dato evidenza al segnalante della presa in carico – provvederà ad analizzarla entro un termine congruo e fornirà un riscontro tempestivo, e comunque entro un tempo adeguato all’analisi della segnalazione.
Attraverso l’utilizzo della piattaforma, è prevista la possibilità di scambi di richieste tra il segnalante e il destinatario della segnalazione al fine di approfondire i temi oggetto di comunicazione.
Saranno effettuate tempestivamente le opportune verifiche, comprensive dell’eventuale audizione del segnalante qualora non fosse anonimo, e nel caso in cui la segnalazione risultasse fondata verranno informati gli organi competenti della Fondazione affinché siano intraprese le opportune azioni e provvedimenti.
L’istruttoria può chiudersi, a titolo esemplificativo, con: a) l’archiviazione della segnalazione per irrilevanza; b) la proposta di modifica del Modello, del Codice Etico o di procedure e protocolli interni; c) proposta di avvio di azioni o provvedimenti a carico del segnalato laddove fossero provati l’irregolarità o l’illecito; d) proposta di avvio di azioni o provvedimenti a carico del segnalante in caso di segnalazione non veritiera effettuata con dolo o colpa grave.
Una volta chiusa l’istruttoria, il segnalante verrà informato dell’esito.
Per quanto riguarda la posizione di chi effettua una segnalazione, la norma prevede:
La Fondazione ha quindi implementato la piattaforma in modo da garantire il segnalante da qualsiasi forma di ritorsione o di discriminazione, diretta o indiretta, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione.
Le generalità del segnalante e del segnalato non verranno rivelate senza il loro consenso – a meno che non vi sia una espressa previsione normativa o un provvedimento di autorità pubblica che ne imponga la divulgazione – al fine di proteggere i soggetti indicati da possibili ritorsioni o discriminazioni.
La protezione del segnalante non sarà attuata nel caso in cui la segnalazione che si sia rivelata infondata sia stata effettuata con dolo o colpa grave.
La piattaforma permette l’archiviazione delle segnalazioni e della documentazione allegata in conformità alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.
Eventuale altra documentazione prodotta in corso di istruttoria verrà archiviata e conservata nel rispetto del principio di riservatezza.
